Le mansioni svolte per i nostri clienti sono molteplici e dipendono principalmente dal settore di attività di ciascuna azienda, ma anche dal numero di dipendenti, organigramma e modalità di gestione dell’azienda.

Elenchiamo solo alcune delle attività in un ordine logica e cronologica

• Ricerca, individuazione sede uffici.

• Ricerca fornitori di beni e servizi

• Scadenziario fatture

• Pagamento fatture

• Mantenere il contatto con i fornitori e clienti dell’azienda

• Implementazione procedure aziendali e verifica che queste vengano rispettate

• Registrazione di costi e ricavi in programmi specifici di contabilità industriale laddove questo sia necessario

• Riconciliazione conti insieme al responsabile della contabilità

• Report e analisi mensili - per centri di costo

• Compilazione documenti necessari per le banche, acquisti, leasing, etc.

• Archiviazione digitale dei documenti

• Traduzioni veloci

• Comunicazioni amministative

• Ricerca personale impiegatizio

• Contratti di lavoro

• Calcolo Stipendi

Una delle principali attività amministrative e la raccolta delle fatture dai diversi fornitori di beni e servizi dell’azienda, la loro verifica in base ai contratti, offerte, situazioni di lavoro etc. classificazione per centri di costo, registrazione nello scadenziario, archiviazione elettronica come qualsiasi documento ricevuto o emesso, attività che il dipartimento di contabilità non svolge perché non si sua competenza e perché spesso la quello della contabilità è un servizio esternalizzato.

Nel caso in cui si desideri di incaricare Administrativo con la mansione di effettuare pagamenti questo task può essere implementato in diversi modi, alla latitudine del cliente;

• Si può  aprire appositamente conto corrente e lo si alimenta in modo tale da soddisfare la richiesta fondi che Adminsitrativo stesso insieme al management può fornire a fine mese per il mese succesivo.

• Un’altra variante è quella della doppia firma congiunta in banca, caso nel quale Administrativo introduce e firma i pagamenti da effettuare e successivamente i bonifici andranno a buon fine tramite la seconda firma del responsabile incaricato, solitamente il manager dell’azienda.   

Sebbene l’integrazione, di dei nostri servizi e attività, in un’azienda già avviata, potrebbe essere più difficoltosa rispetto ad un inizio da zero, la sostituzione del responsabile amministrativo potrebbe essere un momento proprice per un’analisi della gestione e procedure già esistenti.

Qual’ è il periodo di assestamento dell’attività amministrativa nel caso di subentro di Administrativo nella gestione.

Questo dipende da molti fattori:

• le procedure già esistenti o meno e la loro complessità

• il numero di impiegati con il quale dobbiamo integrare l’attività amministrativa e di HR;

• complessità dei task richiesti

• utilizzo di programmi specifici

• il numero di personale messo a disposizione durante il handover

In ogni caso, sia che si parta da zero o si cerchi di integrare un nuovo servizio all’interno di una ditta già avviata, un ruolo importante lo gioca il fattore umano e la capacità delle persone di comunicare. L’integrazione delle nostre attività potrebbe durare da 1 mese fino a 3 mesi circa.